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时间:2015-03-31 编辑:总工办 许凯华
--------建筑施工企业建立一体化管理体系应注意的几个问题
在中国加入WTO后,面对日益激烈的市场竞争,企业越来越重视ISO9001(包括QS9000、TL9000)质量管理体系、ISO14001环境管理体系、GB/T28001职业健康安全管理体系等的建立和实施,以增强市场竞争力,提高管理水平和对外形象,确保能够稳定地提供满足顾客和法律法规要求的产品。
由于许多建筑施工企业以前已经建立了ISO9001质量管理体系,目前面对的问题是如何将ISO9001质量管理体系与其它管理体系整合,建立一体化管理体系,提高效率与效益,使一整套管理体系能覆盖尽可能多的标准要求,得到尽可能多的认证证书。本文就建筑施工企业如何建立一体化管理体系进行初步探讨。
一、最高管理者必须给予足够重视
管理体系的贯标工作能否顺利进行,往往首先取决于企业的最高管理者。在竞争激烈的市场中,有些企业的最高管理者忙于抓经营、找业务,将管理体系的建立完全交给管理者代表去负责,对企业内各部门的实施情况也不关心;ISO9001管理体系的八大原则之一就是强调领导作用,最高管理者应非常重视并极力推动管理体系的建立和贯彻,才能最大限度地调动员工参与管理体系运行的积极性,真正提高企业的管理水平。
二、建立一体化管理体系的归口管理部门
ISO9001、ISO14001、OHSAS18001管理体系有很多共通之处,这些共性可以在体系整合以后形成共用的文件。就建筑施工企业来说,应以质量为主线建立管理体系,环境和职业健康安全贯穿其中。
在实际工作中,许多企业都是由不同的部门管理不同的体系,如质量部门负责质量管理体系,安全部门负责安全管理体系。这种管理模式在各个体系独立运作时是可行的,但在建立一体化管理体系后,就不能满足管理的要求了。这其中的原因主要有以下几方面:
由同一个部门来编制文件和实行文件,无法相互制约和相互促进,体系管理难以达到希望值。
由不同的部门管理不同体系,会产生理解不同、角度不同、利益不同等原因,导致实行层无所适从。
各个体系有很多管理事项是相同的,多部门管理增加了管理接口和层次,容易产生资源浪费和降低管理效率等现象。
由于体系管理不是各部门的唯一职能或主要职能,各部门不可能将全部或主要精力放在体系管理工作上。
因此,企业在策划管理体系的整合时,应首先考虑建立一体化归口管理部门,负责管理体系的建立、整合和推进工作。而且该部门最好不承担其它职能或仅承担次要职能,如此将有利于管理职能的简单化,提高管理水平。
三、文件整合是关键
由于质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系各自均是一套系统化、规范化,具有自我约束、自我改进、自我完善机制的科学管理体系,企业必须从全面理解三个标准的兼容性与差异性入手,求同存异,建立符合所有标准要求的、完整的整合型管理体系。其中文件的整合是策划的关键步骤,一套符合企业实际情况和标准要求的文件有利于体系的建立和实施。
1、管理方针、管理目标
为体现体系整合的统一性,应对管理方针目标进行整合。管理方针是企业对外发布的,具有宣传作用。企业应根据ISO标准和顾客的要求,制定覆盖各个体系标准的管理方针,力求精简明了,朗朗上口,容易记忆,而且应确保方针可作为制定目标的框架。
2、管理手册
管理手册整合时,最好附一张手册各章节与标准各条款的对照表。由于各标准同一内容的条款号并不一致,为此可采取与其中一个标准条款顺序一致的办法,其它标准相应条款号标注在旁以备参考。建筑施工企业最好选择ISO9001标准,手册编制时可以9000质量标准为主线,将环境、职业健康安全体系中与质量管理体系中可兼容的部分直接纳入,然后再分别建立各体系有单独要求的要素和过程,如环境因素、危险源的识别评价,应急准备及响应等。
3、管理程序
程序是具体工作的引导文件,是文件整合的重点。设置程序时应充分考虑,将各标准相同或相近的要求整合到同一程序文件中,使总体程序的数量减少。其中,有的程序适用于三个体系,有的程序适用于二个体系,有的程序只用于一个体系。同时设置程序时应尽量简化管理流程,使管理职责统一、合理,从而提高管理效率,改进管理效果。
4、作业手册
对大多数建筑施工企业来说,产品(即建筑工程)的生产过程是既定的,因此作业手册不必因体系整合而刻意改变,只要将其它体系的相关内容补充到原有的作业流程中,使其数量和内容的完整性满足各体系的要求。
当出现新的施工材料、工艺或方法时,可以考虑在作业手册中增加新章节,对新工艺新方法的工作程序进行描述。如此可不必对文件作大改动。
对于拥有多个资质的施工企业,应针对其主项资质编制作业手册,然后再对增项资质编制专用手册。如有以装饰施工为主项资质、幕墙施工为增项资质的建筑装饰企业,应先编制装饰工程作业手册,如果希翼认证证书覆盖幕墙施工资质,再编制专用的幕墙作业手册即可,不必对管理手册、程序文件作大幅度改动。
四、产品与过程的范围应尽量一致,避免形式主义
由于各体系的侧重点不同,在建立体系时应尽量使产品及其所涉及的过程范围一致,从而围绕固定的对象,按照不同体系的要求开展全方位工作。部分施工企业因具有较多的施工资质,希翼认证证书能覆盖所有资质。但由于人力资源、管理基础等各方面的原因,实施起来往往力不从心,无法真正贯彻标准。为了通过认证,就采取做假资料的方法,这种“两层皮”的现象较为普遍。因此企业领导者应调整对策,根据企业自身情况整合管理体系。只有已掌握体系管理的思想和方法,体系运行效果良好的企业,将体系化管理扩展到更多的领域才是真正有意义的整合,才能体现出整合的效果和价值。
五、选择有一体化审核资格的认证机构
一体化审核的优势如下:
1、一体化审核可以降低认证费用,减轻企业负担。由于企业向认证机构提出一次申请,签订一份认证合同就能够实现认证,从而降低了申请费、审核费。伴随着获证后每年度监督审核次数的减少,接待费用也随之降低。
2、一体化审核减少了企业施工过程和连续管理时间的中断。在确保认证质量的前提下,一体化审核的实施较大幅度地减少了重复劳动,减少了企业为迎接审核而造成正常施工管理活动的中断次数,使企业可以更充分地利用有效的工作时间,有利于保持和改进管理体系。
3、一体化审核可以协调企业在日常管理工作中涉及的相同或相近的要求,以及各体系分别审核所造成的审核间的差异。企业在管理体系运行过程中,客观地存在将各管理体系整合运行的需求,常常将不同管理体系相近似的要求作为日常管理的基础工作,如组织机构和职责、培训、文件与记录的控制、内审和管理评审等。如果由不同的审核组对不同的体系分别审核,很难避免审核人员对各标准的共有条款及相近要求在理解方面的差异,从而对企业提出不同的要求,造成企业无所适从和管理系统之间的不协调,甚至矛盾。
4、一体化审核可以使客户与认证机构建立更加紧密的关系,有利于促进审核与国际惯例接轨。
建立一体化管理体系是企业管理的发展方向,有利于企业提高管理水平,增进管理效益,但不能一步到位。只有在有较好管理基础的企业建立一体化管理体系,才能更好地达到ISO标准的宗旨,发挥ISO标准的作用,为企业引进其它现代管理方法搭设一个良好的平台。

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